Mengatur keuangan dalam bisnis itu terkadang terasa menakutkan. Namun salah satu konsekuwensi sebagai pebisnis adalah mau tidak mau kita harus mengerti bagaimana mengelola keuangan bisnis.
Apalagi jika kita memulai bisnis kita sedari awal yang mengharuskan kita bergelut dengan business finance kita sendiri. Sehingga jika nanti sudah ada karyawan yang khusus mengurusi masalah business finance kita bisa ikut mengontrol dan benar-benar memahami kondisi usaha.
Nah secara umum setidaknya ada 3 langkah penting yang perlu di lakukan dalam mengelola keuangan bisnis yaitu Perencanaan, Pencatatan dan juga Pelaporan. Untuk lebih jelasnya, Anda bisa menyimak bagaimana cara mengelola keuangan bisnis berikut ini!
Perencanaan (Financial Planning)
Langkah pertama yang harus di lakukan para pebisnis pemula adalah membuat perencanaan keuangan. Merencanakan keuangan dalam bisnis menjadi tantangan tersendiri bagi para pebisnis yang baru memulai usaha.
Sebagai pemula yang masih awal berbisnis, menerapkan perencanaan keuangan mungkin di rasa terlalu ribet dan membuat kita stress. Jadi inginnya go with the flow saja seperti air mengalir, tidak perlu di atur-atur dulu. Ya bisa saja sih, tapi konsekwensinya keuangan bisnis kita juga akan go with the flow, alias mengalir ke alokasi-alokasi yang tidak jelas.
Kalau di bayangkan, seperti air yang mengalir kebawah maka uang kita juga akan mengalir kebawah dan lama-lama habis. Tidak akan bertumbuh seperti tujuan bisnis yang seharusnya. Jika itu terjadi, kemungkinan bisnis kita tidak berumur panjang.
Nah, kita pasti tidak mau kan jika hal itu terjadi? Untuk itulah meskipun pemula dalam berbisnis kita perlu menajamkan kepekaan dalam mengatur keuangan bisnis dengan langkah awal yakni membuat perencanaan. Apa saja yang harus di rencanakan?
1. Initial Investment (Modal Awal)
Perencanaan keuangan bisnis yang pertama adalah me-list semua modal yang telah kita keluarkan untuk set up bisnis. Nah, misalnya saja kita akan membuat bisnis sosis bakar. Kita bisa list terlebih dahulu semua jenis modal yang kita keluarkan di awal sedetail mungkin. Freezer, penggorengan, wadah, lapak, dll.
Kenapa sih harus menghitung modal awal?
Initial investment atau perhitungan modal awal ini penting untuk bisa menghitung balik modal (payback period). Sehingga kita bisa mengestimasi di bulan atau tahun berapa kah usaha kita bisa balik modal. Dengan begitu kita bisa menyiapkan berapa besaran dana darurat jika seandainya plan kita ini mundur.
Untuk menghitung payback period bisa menggunakan rumus ini :
Payback period = Nilai Investasi bersih / Kas Bersih x 12 bulan
Umumnnya modal usaha terbagi menjadi dua jenis. Pertama ada modal usaha capital expenses yakni modal yang penggunaannya dalam jangka waktu lama misalnya peralatan kantor, kendaraan dll.
Kedua ada yang namanya operational expenses yaitu modal yang digunakan untuk biaya operasional seperti air, listrik, sewa tempat, gaji karyawan dll. Dengan begitu kita bisa menghitung berapa modal awal kita dengan cara :
Initial Investment = Capital expenses + Operational expenses
Bagaimana, sudahkah Anda menghitung berapa modal awal Anda saat membuka usaha?
2. Budgeting Pemasukan & Pengeluaran
Perencanaan yang kedua dalam bisnis adalah tentang budgeting pemasukan dan juga pengeluaran. Perlu kita sadari bahwa uang yang kita taruh di dalam bisnis itu adalah “kendaraan” untuk mencapai goals-goals tertentu dari bisnis yang kita jalankan.
Ingin bisnisnya berkembang sebesar apa dan di jalankan seperti apa, semuanya menggunakan tools (alat). Nah uang ini adalah tools utama dari bisnis itu sendiri. Jadi penting bagi kita untuk melakukan perencanaan budgeting di awal bisnis.
Tapi sebenarnya, membuat budgeting juga perlu di lakukan secara berkala agar kesehatan keuangan bisnis tetap terkontrol dengan baik. Misalnya Anda bisa membuat budgeting bisnis setiap awal bulan.
Lalu hal apa saja yang harus di masukan dalam budgeting? Ini tergantung divisi atau elemen-elemen yang ada dalam usaha Anda. Namun, prinsip penting dalam membuat budgeting adalah : Spesifik dan realistis.
Baca juga, 7 Franchise Makanan dan Jajanan Kekinian Modal Mulai 1 Jutaan!
Misalnya di divisi marketing, dengan budget Rp 5 juta/ bulan apa saja aktivitas marketing yang di lakukan dan apa goals yang berusaha kita capai dari aktivitas tersebut. Target customer yang di dapatkan, parameter brand awarness dll.
3. Sales Forecast (Perencanaan Penjualan)
Perencanaan yang ketiga adalah membuat sales forcast atau perencanaan penjualan. Ini berfungsi untuk mengetahui apakah dari semua expenses bisnis yang sudah kita keluarkan kita akan mendapatkan surplus atau tidak. Nah target penjualan ini juga harus realistis, sehingga tidak bisa serta merta di pukul rata.
Oleh karena penting bagi Anda mengenali jenis dan karakter dari bisnis yang sedang Anda jalankan. Sebab peluang, ancamanan, kelebihan dan kekurangan dari tiap industri bisnis bisa berbeda-beda. Misalnya saja penjualan pada bisnis di bidang teknologi (konsultan IT) atau pariwisata akan berbeda dengan bisnis kuliner rumahan yang setiap hari bisa mendapatkan hasil penjualan yang stabil.
Jika kita memukul rata target penjualan, misalnya Rp 5 juta/ bulan padahal karakter bisnisnya tidak cocok. Maka sales forcast itu akan meleset. Jadi prinsip realistis itu penting di terapkan dalam membuat perencanaan penjualan, perhitungkan sales forcast sesuai dengan analisa dan data yang reaslitis.
Pencatatan (Financial Recording)
Nah setelah bisnis kita berjalan lancar, kita juga masih perlu untuk memastikan apakah bisnis yang kita jalankan ini masih sesuai dengan rencana awal yang kita sebelumnya ataukah tidak. Jika bisa terlaksana dengan baik apa sebabnya dan begitupun sebaliknya. Itu semua bisa kita analisis dari pencatatan keuangan harian.
Ini adalah bagian pengelolaan keuangan bisnis yang bisa di bilang cukup menantang karena kita harus konsisten mencatat setiap transaksi bisnis setiap hari. Tapi ini harus di lakukan karena menjadi asumsi dasar untuk melihat kesehatan bisnis kita. Secara umum ada dua hal yang kita catat setiap hari yakni cash in (kas masuk) dan juga cash out (kas keluar).
Biasanya pengeluaran dalam bisnis inilah yang cukup banyak dan rumit. Namun pengeluaran dalam bisnis bisa terbagi menjadi 2 yaitu : fixed cost dan variable cost. Apa itu?
Seperti namanya, fixed cost adalah pengeluaran yang pasti kita keluarkan meskipun bisnis kita sedang beroperasi ataupun tidak, mau mendapatkan keuntungan ataupun tidak.
Misalnya kita sedang menjalankan bisnis di bidang kuliner, fixed cost yang pasti kita keluarkan itu adalah biaya sewa tempat. Biaya sewa tempat itu biasanya tetap keluar apapun yang terjadi. Nah sekarang coba buat daftar apa saja fixed cost yang ada pada bisnis Anda.
Nah kalau variable cost adalah semua pengeluaran yang berhubungan dengan produk ataupun jasa yang kita tawarkan dari bisnis kita. Jika tidak hal-hal ini maka produk atau jasa yang kita tawarkan tidak bisa berjalan.
Yuk, baca juga, Wajib Tahu! Ini Cara Mengatur Uang Gajian Wanita Lajang dan Menikah
Contohnya saja kita bisnis sosis bakar, maka bisnis sosis bakar ini tidak akan pernah bisa berjalan jika kita tidak membeli bahan bakunya. Dalam bahasa indonesia, variable cost juga di kenal dengan HPP (Harga Pokok Penjualan).
Jangan Lupa Pisahkan Pencatatan Pengeluaran Bisnis dan Pribadi
Ada hal yang seringkali terlupakan oleh para pebisnis pemula, yakni memisahkan pencatatan pengeluaran bisnis dan juga pribadi. Kita ambil contoh saja misalnya Anda ingin mentraktir teman atau keluarga ke cafe Anda lalu mencatatkan pengeluaran dari hal tersebut sebagai pengeluaran bisnis. Padahal itu bukanlah biaya marketing.
Transaksi mentraktir teman atau keluarga bukan termasuk dalam kebutuhan bisnis melainkan kebutuhan pribadi kita. Jadi seharusnya transaksi tersebut di catat dalam cashflow pribadi saja. Dimana kita mentraktir teman atau keluarga di cafe dengan membayarkan ke bisnis kita sehingga pencatatan dalam bisnis kita adalah cash in (penjualan).
Pencatatan keuangan ini sangat penting dan jangan sampai di lewatkan karena berguna ketika kita ingin mengembangkan bisnis. Misalnya dengan menambah modal dari investor dan sebagainya. Karena dari sinilah bisa tercermin apakah usaha kita itu sehat ataukah tidak.
Pelaporan (Financial Reporting)
Prinsip utama dalam pelaporan keuangan adalah transparansi, kelengkapan dan konsistensi. Sebab pelaporan keuangan adalah salah satu pijakan dalam membuat keputusan atau kebijakan bisnis selanjutnya.
Jadi datanya harus transparan, lengkap dan konsisten (tidak ada kejanggalan). Pelaporan ini juga digunakan untuk di tunjukan kepada berbagai pemangku kepentingan. Misalnya saja kepada investor, pelaporan pajak dll.
Dalam akuntansi, ada berbagai jenis pelaporan keuangan tapi secara umum ada 4 jenis yakni : Laporan laba rugi, perubahan modal, neraca, dan arus kas. Mari kita bedah satu persatu!
1. Income Statement (Laporan Laba Rugi)
Laporan laba rugi ini berfungsi untuk melihat kinerja keuangan bisnis selama periode tertentu (biasanya perkuartal 3 bulan atau pertahun). Berapa keuntungan yang bisa di peroleh dan juga kerugian yang harus di tanggung. Dari situlah penilaian mengenai kinerja bisa di dapatkan.
Ada beberapa hal yang perlu di laporkan dalan income statement seperti :
- Pendapatan
- Beban usaha
- Laba bersih (Pendapatan dikurangi beban)
2. Laporan Neraca
Selanjutnya ada laporan neraca yang berfungsi untuk memahami posisi keuangan dalam bisnis kita. Didalamnya di cantumkan berapa jumlah aset, kewajiban, dan ekuitas yang di miliki usaha kita pada periode tertentu.
3. Laporan Perubahan Modal
Laporan keuangan yang ketiga adalah rangkuman mengenai perubahan modal yang membantu kita memahami setiap perubahan maupun posisi keuangan dari bisnis kita. Jadi bukan hanya jumlahnya saja tapi kita bisa melihat detail perubahan yang terjadi sebab dalam laporan ini akan tercatat setiap perubahan investasi dari pemilik modal.
4. Laporan Arus Kas (Cash flow)
Terakhir, ada laporan arus kas masuk dan keluar. Tujuan dari pelaporan ini adalah untuk melihat berapa banyak uang yang bisa di dapatkan oleh usaha kita. Apa saja yang di laporkan? Cash flow terdiri dari arus kas operasi, arus kas investasi, dan juga arus kas pembiayaan.
Jika Anda masih belum terbiasa dengan laporan-laporan tersebut Anda bisa mempraktikan laporan yang sudah Anda pahami terlebih dahulu sambil mempelajari yang lainnya.
Baca juga, Bisnis Tanpa Modal Lewat Internet untuk Pemula Apa Saja?
Terlebih, saat ini Anda tidak perlu membuat laporan secara manual karena sudah ada banyak teknologi digital yang bisa membantu Anda dalam membuat pengelolaan keuangan bisnis. Seperti aplikasi BukuWarung, software Jurnal, Zahir, BukuKas dll.
Kesimpulan
Wah ternyata pengelolaan keuangan dalam bisnis itu sangat penting walaupun bisnisnya baru saja dimulai. Meskipun terkesan agak ribet, perencanaan, pencatataan dan pelaporan keuangan inilah yang berperan penting dalam jalan atau tidaknya bisnis kita nanti. Jadi jangan sampai di lewatkan ya!
Bagaimana, sudah sejauh apa Anda mempersiapkan pengelolaan keuangan untuk bisnis Anda dan apa saja yang perlu di tingkatkan? Setelah membaca artikel ini semoga Anda lebih memiliki gambaran tentang pengelolaan keuangan bisnis Anda kedepannya. Jika lupa langkah-langkahnya, Anda bisa membaca kembali membaca artikel ini kapanpun Anda butuhkan dan juga tentunya membaca literasi business finance lainnya.
